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Quando falamos do processo de onboarding já não vale a pena fazê-lo à moda antiga; dar ao newcomer ou ao novo colaborador o manual de estilo e conduta corporativa e deixá-lo numa sala isolada para que este o possa ler e assimilar, é coisa do passado. Hoje, a partir dos recursos humanos, trabalhamos na melhoria contínua da experiência do colaborador, facilitamos as coisas num momento tão importante como o onboarding. Mais importante do que fornecer cursos (e recursos) é facilitar a conexão com uma rede de conhecimentos.
Há algum tempo, publicámos um artigo no qual refletimos sobre se estávamos ou não dando a atenção necessária aos nossos processos de onboarding. Neste revelamos as nossas dicas infalíveis para alcançar a eficácia nos processos de onboarding. Uma das propostas que foram mencionadas, focada em melhorar o engagement do processo de acolhimento, é o que nos vamos focar hoje; melhorar a gestão do conhecimento.
Partamos desta premissa na hora de organizar o onboarding de um newcomer e coloquemo-nos no seu lugar; tempo é dinheiro. É importante aproveitar o tempo para conhecer pessoas e dividir o conteúdo a ser digerido de uma forma muito mais produtiva. Como? Digitalizando o processo através de uma APP móvel que permita estruturar o conteúdo do onboarding. Se também o acompanharmos com uma narrativa que guie pela mão o recém-chegado nos seus primeiros dias / semanas / meses, iremos garantir que a aprendizagem será mais divertida e eficiente. Mas dêmos um passo de cada vez.
Para nos organizarmos, na The Key Talent consideramos que o processo de integração é dividido em 4 fases (sempre adaptáveis às necessidades do cliente) onde o colaborador supera diferentes marcos para interiorizar os fundamentos da empresa e os processos mais relevantes. Como se fosse uma viagem, podemos ver o processo como:
O processo está englobado numa narrativa que permite ao utilizador viver a experiência sem perder o valor formativo do conhecimento sobre a empresa no seu processo de acolhimento. Está centralizado na APP móvel com diferentes funcionalidades, entre as quais destacamos um chatbot como “buddie” do colaborador; um companheiro virtual que servirá de guia tanto para navegar na ferramenta como para os primeiros passos na empresa.
Dentre as funcionalidades deste chatbot, cabe destacar a possibilidade de implementar as seguintes:
1. Conversas adaptativas (pré-desenhadas).
2. Desencadeadores de ações condicionadas (por exemplo, envio de correio antes de indicar que não recebeu o equipamento informático ou que não fez a reunião com o gestor).
3. Receção de respostas e interações em relatórios de acompanhamento.
4. Segmentação segundo o grupo: novos colaboradores e gestores ou os responsáveis pelo seu acompanhamento.
5. Segmentação segundo o grupo: novos colaboradores e gestores ou os responsáveis pelo seu acompanhamento.
Uma APP personalizada para cada cliente (contemplando diferentes conteúdos para cada fase de acordo com os desafios e objetivos que são apresentados em cada uma delas) que servirá de guia para todo o sistema gamificado, sendo o principal repositório de conteúdos, ligando-se aos diferentes desafios que são levantados e orientando o trabalhador no que fazer em cada momento através de push notifications.
Um dos elementos diferenciadores, como suporte para a tomada de decisões, é a possibilidade de ter acesso a informações relevantes sobre o status do onboarding. Os Recursos Humanos têm acesso a toda a informação através de um painel de controlo. Desta forma, o administrador pode aceder aos downloads, acessos e interações dos utilizadores: secções vistas, comentários, inquéritos, quizzes…
Em resumo: este tipo de ferramentas permitem uma interação direta com os recursos humanos e proporcionam um processo de receção fresco, inovador, digital e gamificado.
As vantagens de implementar este tipo de ferramentas no processo de acolhimento de um newcomer são muitas:
Permite homogeneizar e tornar mais eficiente o processo de acolhimento, através de inquéritos e desafios que refletem os resultados num ranking.
Simplifica o processo utilizando um ambiente móvel como ferramenta de comunicação e notificação de informação relevante aos seus utilizadores.
Centraliza toda a documentação e acessos importantes a partir do “seu próprio dispositivo” em qualquer lugar.
Permite fragmentar a informação a ser mostrada a diferentes grupos, filtrando a informação visível para cada público alvo.
É personalizável; permite implementar diferentes funcionalidades e adaptar o design às necessidades e exigências do cliente.
É fácil de usar e gerir; graças a um painel de controlo simples e intuitivo.
Um mau presságio no primeiro dia de um newcomer na nossa empresa pode condicionar o resto da sua experiência na mesma. É por isso que é muito importante que a partir dos recursos humanos façamos todos os possíveis para que o onboarding seja o mais eficiente possível, o que significa fazer com que os recém-chegados se sintam confortáveis nos seus primeiros dias, podendo assim começar a ser produtivos o mais rápido possível e optem por ficar na empresa. Algo em que a The Key Talent te pode ajudar, não hesites em perguntar-nos!
