Cómo impulsar y mejorar la experiencia del empleado en tus procesos de onboarding

Cuando hablamos del proceso de onboarding ya no vale lo de antaño; dar al newcomer o nuevo empleado el manual de estilo y conducta corporativo y dejarle metido en una sala aislado para que pueda leerlo y asimilarlo. Hoy desde recursos humanos trabajamos en la mejora continua de la experiencia del empleado facilitándole las cosas en un momento tan clave como es el onboarding. Más importante que proveerle de cursos (y recursos) es el de facilitarle la conexión con una red de conocimiento.

Hace tiempo publicamos un artículo en el que reflexionábamos sobre si estábamos prestando la atención necesaria a nuestros procesos de onboarding. En él desvelábamos nuestros tips infalibles para alcanzar la efectividad en los procesos de onboarding. Una de las propuestas que se mencionaban, enfocada a mejorar el engagement del proceso de acogida, es en la que vamos a centrarnos hoy; mejorar la gestión del conocimiento.

¿Cómo podemos mejorar la gestión del conocimiento (y con ello el engagement) en el onboarding?

Partamos de esta premisa a la hora de organizar el onboarding de un newcomer y pongámonos en su piel; el tiempo es oro. Es importante aprovechar el tiempo para conocer personas y fraccionar el contenido a digerir de forma que sea mucho más productivo. ¿Cómo? Digitalizando el proceso mediante una APP móvil que permita estructurar el contenido del onboarding. Si además lo acompañamos de un storytelling que guíe al newcomer de la mano en sus primeros días/semanas/meses, garantizaremos que el aprendizaje sea más entretenido y eficiente. Pero vayamos por partes.

Para organizarnos, en The Key Talent hemos considerado que el proceso de onboarding se divide en 4 fases (siempre adaptables a las necesidades del cliente) donde el empleado supera diferentes hitos para interiorizar sobre los fundamentos de la compañía y de los procesos más relevantes. Como si de un viaje se tratara podemos ver el proceso como:

El proceso está englobado en una narrativa que permite al usuario vivir la experiencia sin perder el valor formativo de conocimientos sobre la compañía en su proceso de acogida. Se centraliza en la APP móvil con diferentes funcionalidades, entre la que destacamos un chatbot como “buddie” del empleado; un acompañante virtual que servirá de guía tanto para la navegación por la herramienta como para los primeros pasos en la compañía.

Entre las funcionalidades de este chatbot cabe destacar la posibilidad de implementar las siguientes:

1. Conversaciones adaptativas (prediseñadas).

2. Detonantes de acciones condicionadas (p.ej. envío de correo ante indicar que no ha recibido el equipo informático o no ha realizado la reunión con el manager).

3. Recepción de respuestas e interacciones en informes de seguimiento.

4. Segmentación según colectivo: empleados de nueva entrada y managers o responsables de su seguimiento.

5. Recopilación de información mediante encuestas (satisfacción, conocimiento, calidad, etc).

Una APP personalizada para cada cliente (contemplando contenidos diferentes para cada fase según los retos y objetivos que se planteen en cada una de ellas) que servirá de guía para todo el sistema gamificado, siendo el principal repositorio de contenidos, enlazando a los diferentes retos que se planteen y guiando al trabajador en qué realizar en cada momento a través de notificaciones push.

Uno de los elementos diferenciales, como apoyo a la toma de decisiones, es la posibilidad de acceder a la información relevante de estado del onboarding. Recursos humanos tiene acceso a toda la información a través de un panel de control. De este modo, el usuario administrador puede acceder a las descargas, accesos, e interacciones de los usuarios: visualizaciones de secciones, comentarios, encuestas, quizes…

En resumen: este tipo de herramientas permiten una interacción directa con recursos humanos y proporcionan un proceso de acogida fresco, innovador, digital y gamificado.

¿Por qué siempre es una buena idea contar con una APP + Chatbot en nuestros procesos de onboarding?

Las ventajas de implementar este tipo de herramientas en los procesos de bienvenida de un newcomer son muchas:

Permite homogeneizar y hacer más eficiente el proceso de acogida, mediante encuestas y retos que reflejan los resultados en un ranking.

Simplifica el proceso utilizando un entorno móvil como herramienta de comunicación y notificación de información relevante para sus usuarios.

Centraliza toda la documentación y los accesos importantes desde “tu propio dispositivo” en cualquier parte.

Permite fragmentar la información a mostrar a diferentes colectivos, filtrando la información visible para cada público objetivo.

Customizable; permite implementar diferentes funcionalidades y adaptar el diseño a las necesidades y requerimientos del cliente

Es fácil de usar y administrar; gracias a un cuadro de mando sencillo e intuitivo.

Una mala sensación en el primer aterrizaje de un newcomer en nuestra empresa puede ser un sentimiento que condicione el resto de su experiencia en ella. Por ello es muy importante que desde recursos humanos hagamos todo lo posible para que el onboarding sea lo más eficaz posible, lo que se traduce en que los recién llegados se sientan cómodos en sus primeros días, puedan comenzar a ser productivos cuanto antes y decidan quedarse en la empresa. Algo en lo que The Key Talent puede ayudarte. ¡No dudes en preguntarnos!